Strona internetowa dla biura rachunkowego: cennik, KSeF i OC

Strona biura rachunkowego sprzedaje usługę, którą klient zauważa dopiero wtedy, gdy coś pójdzie nie tak. Dlatego pokazuje to, co da się sprawdzić przed umową: cenę za miesiąc, formy opodatkowania, które prowadzisz, sumę ubezpieczenia OC i to, czy biuro może udzielać porad podatkowych. Na pierwszym ekranie telefonu klient widzi nazwę, miasto, dla kogo pracujesz i jeden główny przycisk. Dla jednoosobowych firm to „Zobacz cennik”, a dla spółek „Umów rozmowę”.

Grudzień, 21:40. Właścicielka małego sklepu internetowego szuka biura, które od stycznia poprowadzi jej księgowość. W telefonie ma otwarte trzy strony. Pierwsza obiecuje „kompleksową obsługę” i kończy się formularzem. Druga podaje cenę „od”, bez słowa, od czego zależy reszta. Trzecia ma tabelkę: ryczałt do 20 dokumentów, do 50 dokumentów, każdy następny dokument, kadry za osobę, a pod tabelką jedno zdanie o tym, co liczy się jako dokument. Formularz idzie do trzeciej. Czy jest najtańsza, nie wiadomo. Wiadomo, ile zapłaci w styczniu.

Jednoosobowa firma i spółka – dwie różne strony

Właściciel jednoosobowej firmy ma jedno pytanie: ile zapłaci co miesiąc. Rozlicza się ryczałtem albo prowadzi podatkową księgę przychodów i rozchodów, a biura porównuje jak abonamenty. Pełną księgowość, czyli księgi rachunkowe, musi prowadzić dopiero wtedy, gdy jego przychody netto ze sprzedaży towarów i produktów za poprzedni rok wyniosły co najmniej równowartość 2 500 000 euro (art. 2 ust. 1 pkt 2 ustawy o rachunkowości).

Spółka z o.o. prowadzi księgi rachunkowe zawsze, bez progu przychodów (art. 2 ust. 1 pkt 1). Zarząd porównuje biura dłużej i pyta o co innego: kto poprowadzi księgi, kto sporządzi sprawozdanie finansowe i co się stanie, jeśli biuro się pomyli. Cenę ustala się tu w rozmowie, więc główny przycisk to „Umów rozmowę”.

Biuro, które obsługuje jednoosobowe firmy i spółki, robi dwie podstrony, każdą z własnym pierwszym ekranem i przyciskiem. Właścicielka sklepu nie przewija wtedy akapitów o sprawozdaniach finansowych, żeby znaleźć cenę ryczałtu.

Cennik – co jest dokumentem

Cennik wstaw na stronę jako tabelę, a nie jako zdanie „ceny ustalamy indywidualnie”. Wiersze to formy opodatkowania i progi: ryczałt do 20 dokumentów, księga przychodów i rozchodów do 30, każdy następny dokument. Osobny wiersz mają kadry i płace za pracownika. Przy cenach napisz, czy są netto, czy brutto. Firma zwolniona z VAT nie odliczy podatku, więc liczy brutto.

Najważniejsze zdanie umieść pod tabelą: co liczysz jako dokument. Faktura sprzedaży i faktura kosztowa liczą się na pewno. A wyciąg bankowy, paragon, korekta, lista płac? Bez tego zdania klientka z 18 fakturami i trzema korektami nie wie, czy mieści się w progu do 20. Cena „od” nic nie mówi, dopóki nie wiadomo, od czego.

Zdanie o dokumentach może brzmieć tak: „Dokumentem jest każda faktura sprzedaży i zakupu, także korekta. Wyciągów bankowych nie liczymy, a listy płac są w cenie kadr”. Po takim zdaniu klientka sama sprawdzi, ile zapłaci: 18 faktur i trzy korekty to 21 dokumentów, czyli próg do 20 i jeden dokument ponad próg. Prościej będzie z kalkulatorem pod tabelą: klientka wybiera formę opodatkowania, wpisuje liczbę dokumentów i widzi kwotę. Kalkulator też liczy według tego zdania, więc go nie zastąpi.

Dopłaty też dostają własne wiersze: za dokumenty dostarczone po terminie, za zaległe miesiące przy przejściu z innego biura, za sprawozdanie finansowe. Dopłata, którą klient znalazł w cenniku, jest warunkiem umowy. Dopłata, którą zobaczył dopiero na fakturze, jest powodem do zmiany biura.

KSeF i zmiana biura – uprawnienia od klienta

Od 1 lutego 2026 r. każda firma odbiera faktury od dostawców w KSeF, a od 1 stycznia 2027 r. wystawiają w nim faktury także firmy, które dziś korzystają z limitu 10 000 zł brutto miesięcznie. Daty, limity i kary rozpisałem w tekście o KSeF w małej firmie. Na stronie biura klient szuka odpowiedzi na prostsze pytanie: co ma zrobić, żeby biuro widziało jego faktury.

Odpowiedź daje Ministerstwo Finansów. Biuro pobiera i wystawia faktury klienta dopiero po zalogowaniu się do KSeF na jego NIP, osobno dla każdego klienta. Klient może nadać biuru uprawnienie do przeglądania faktur, do ich wystawiania albo oba. Na stronie to jeden krok instrukcji „Jak zacząć”: jakie uprawnienie klient nadaje i kto w jego firmie może to zrobić.

Przy rozstaniu biuro ma związane ręce. Nie może samo zrezygnować z uprawnień, nawet po sporze z klientem. Odebrać je może tylko klient albo osoba, która w jego firmie zarządza uprawnieniami. Dopóki tego nie zrobi, poprzednie biuro zachowuje dostęp.

Dlatego zmianę biura rozpisz na stronie na kroki: wypowiedzenie umowy u poprzedniego biura, uprawnienia w KSeF odebrane staremu i nadane nowemu, przekazanie dokumentów i miesiąc, od którego prowadzisz księgi. Klient, który zmienia biuro, boi się dziury między starym a nowym. Lista kroków z datami pokazuje, że jej nie będzie.

Uprawnienia i OC – polisa zamiast certyfikatu

Biuro rachunkowe może otworzyć każdy przedsiębiorca. Ustawa o rachunkowości stawia dwa warunki osobom, które prowadzą księgi: pełną zdolność do czynności prawnych i niekaralność za przestępstwa m.in. przeciwko wiarygodności dokumentów, mieniu i obrotowi gospodarczemu oraz za przestępstwa skarbowe (art. 76a ust. 3). Certyfikatu księgowego nie wymaga.

Wymaga za to polisy. Biuro musi mieć ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej za szkody wyrządzone przy prowadzeniu ksiąg (art. 76h ust. 1). Minimalna suma gwarancyjna to równowartość 10 000 euro na jedno zdarzenie, przeliczona po średnim kursie euro, który NBP ogłosił pierwszy raz w roku zawarcia umowy (§ 4 rozporządzenia Ministra Finansów z 6 listopada 2014 r.). Dla umów zawartych w 2026 r. to 42 156 zł.

Skoro polisę musi mieć każde biuro, zdanie „posiadamy ubezpieczenie OC” znaczy na stronie tyle, co „posiadamy NIP”. Coś mówi dopiero liczba: suma gwarancyjna na jedno zdarzenie. Zarząd spółki ma powód, żeby o nią zapytać. Jako kierownik jednostki odpowiada za rachunkowość także wtedy, gdy księgi prowadzi biuro. Biuro przyjmuje odpowiedzialność za powierzone obowiązki na piśmie (art. 4 ust. 5).

Obowiązkowe OC nie pokrywa wszystkiego. Nie obejmuje szkód polegających na zapłacie kar umownych (§ 2 ust. 2 pkt 3 rozporządzenia). Jeśli w umowie obiecujesz zapłacić klientowi karę za spóźnioną deklarację, nie pisz na stronie, że „wszystko pokrywa ubezpieczenie”. Tę karę obowiązkowa polisa zostawia Tobie.

Pięć rzeczy, przez które tracisz zapytania

Każda z tych pięciu rzeczy sprawia, że klient zamyka kartę i pisze do następnego biura z wyników:

1. Cena „od” bez progów. Klient nie zna swojej ceny, więc odkłada decyzję albo pyta trzy biura naraz.
2. „Kompleksowa obsługa” zamiast listy usług. Nie wiadomo, czy w cenie są kadry, deklaracje, JPK i sprawozdanie finansowe.
3. Brak listy form opodatkowania. Właściciel firmy na ryczałcie nie wie, czy prowadzisz ryczałt, czy tylko pełną księgowość dla spółek.
4. Zespół bez imion. Zdjęcie z banku zdjęć i podpis „doświadczony zespół” nie mówią, kto zobaczy wyciągi klienta. Imię, zdjęcie i zakres pracy mówią.
5. „Doradztwo podatkowe” w menu biura bez uprawnień. To słowo z ustawy, nie z marketingu. Szczegóły są niżej.

Porady podatkowe – co mówi prawo

Ustawa o doradztwie podatkowym wymienia sześć rodzajów czynności doradztwa podatkowego (art. 2 ust. 1). Trzy nie są zastrzeżone i biuro rachunkowe wykonuje je na co dzień: prowadzenie ksiąg i ewidencji do celów podatkowych, sporządzanie zeznań i deklaracji oraz wykonywanie obowiązków informacyjnych, sprawozdawczych i raportowania. Trzy pozostałe są zastrzeżone (art. 2 ust. 2): porady, opinie i wyjaśnienia podatkowe, reprezentowanie przed urzędami i sądami oraz audyt funkcji podatkowej.

Porad, opinii i wyjaśnień zawodowo udzielają doradcy podatkowi, adwokaci, radcowie prawni i biegli rewidenci (art. 3 ust. 1). Kto bez uprawnień posługuje się tytułem doradcy podatkowego albo zawodowo wykonuje czynności zastrzeżone, podlega grzywnie do 100 000 zł (art. 81 ust. 1).

Doradca w zespole nie daje jednak uprawnień całemu biuru. Jeśli samo biuro ich nie ma, doradca na etacie albo na umowie doradza tylko temu biuru, a nie jego klientom (art. 27 ust. 3 i 4). Porady klientom sprzedaje na przykład biuro, które doradca prowadzi we własnym imieniu, albo spółka doradztwa podatkowego z rejestru Krajowej Rady Doradców Podatkowych (art. 4).

Na stronie biura bez uprawnień nie ma więc zakładki „Doradztwo podatkowe”. Są księgi, deklaracje, kadry i KSeF. Jeśli masz w zespole doradcę, podaj pod jego zdjęciem imię, nazwisko i numer wpisu na listę doradców podatkowych. Klient sprawdzi go w wyszukiwarce Krajowej Izby Doradców Podatkowych.

Prowadzić księgi może każdy przedsiębiorca bez certyfikatu. Tytułem „doradca podatkowy” posługuje się tylko osoba z listy.

Stan prawny na 28.10.2026. To informacja ogólna, nie porada prawna ani podatkowa w konkretnej sprawie.

Profil Google – nazwa z szyldu

Na mapie klient widzi obok siebie kilka biur, więc kusi, żeby do nazwy dopisać „Księgowość online Tychy”. Wytyczne Google każą podać nazwę, która widnieje na szyldzie, stronie i papierze firmowym, i zabraniają dopisywać do niej informacje o usługach i lokalizacji. Zbędne informacje w nazwie mogą skończyć się zawieszeniem profilu.

W kodzie strony te same informacje trafiają do danych strukturalnych. Słownik schema.org ma dla biur osobny typ: AccountingService, a w nim pole areaServed, czyli obszar działania. Biuro, które przez KSeF i maila obsługuje firmy z całej Polski, wpisuje tam kraj, a nie tylko miasto.

O opinię w profilu prosisz każdego klienta w tym samym momencie, na przykład po złożeniu jego zeznania rocznego. Gdzie w profilu znaleźć link i kod QR do opinii i komu wolno wysłać go mailem, opisałem w tekście o linku do opinii Google.

Kolory – z lampy, nie z szablonu

Biuro rachunkowe nie ma furgonetki ani kasku. Ma biurko, a na nim przedmiot z rozpoznawalnym kolorem: lampę bankierską z zielonym szklanym kloszem. Z niej możesz wziąć kolor marki, który kojarzy się z biurkiem i papierami, a nie z szablonem strony.

Przy ciemnej zieleni pułapka jest odwrotna niż przy jasnych kolorach. Biały napis ma na niej kontrast 6,4:1, a prawie czarny tylko 2,8:1. WCAG wymaga co najmniej 4,5:1 dla zwykłego tekstu i 3:1 dla dużego, więc prawie czarny napis na zieleni nie spełni wymogu nawet w dużym nagłówku. Na zielonym przycisku i w nagłówku tabeli cennika napis jest biały. Za to zieleń na białym tle nadaje się nawet na kolor akapitów, bo kontrast działa w obie strony.

Ile kosztuje strona internetowa dla biura rachunkowego

U mnie strona biura rachunkowego z cennikiem zależnym od liczby dokumentów, formami opodatkowania, krokami zmiany biura i zespołem to Strona PRO: 899 zł netto, gotowa w 24h, bez abonamentu i z plikami na własność (stan na 28.10.2026). Za wykonanie płacisz raz, a domenę i hosting opłacasz co roku osobno.

Cenę podnoszą dodatkowe podstrony: osobne dla jednoosobowych firm i spółek, dla każdej usługi i dla zespołu. Taki zakres wyceniam jako Stronę ULTRA, od 3000 zł netto. Ile kosztują strony u wykonawców i w kreatorach, rozpisałem w tekście o tym, ile kosztuje strona internetowa.

Zdanie o tym, co liczysz jako dokument, nic nie kosztuje. Bez niego cennik też nic nie mówi.

Lista przed startem

Zanim pokażesz stronę klientom, sprawdź te punkty na telefonie, nie na komputerze.

Pytania i odpowiedzi

Czy podawać ceny, skoro każda firma ma inną liczbę dokumentów?

Tak, i właśnie dlatego w progach. Jednoosobowa firma znajdzie swój wiersz w tabeli. Spółce podajesz sposób wyceny: od czego zależy cena i od jakiej kwoty zaczynasz rozmowę.

Czy do prowadzenia biura potrzebuję doradcy podatkowego?

Nie. Prowadzenie ksiąg, deklaracje i raportowanie nie są zastrzeżone. Doradca, adwokat, radca prawny albo biegły rewident jest potrzebny do porad, opinii i wyjaśnień podatkowych, a reprezentować klienta przed urzędem i sądem może doradca, adwokat albo radca prawny (art. 3 ust. 1 i 2 ustawy o doradztwie podatkowym).

Księgowość online czy biuro na miejscu – co napisać?

Prawdę o obu. Jeśli przyjmujesz klientów, podaj adres i godziny. Jeśli dokumenty można wysłać zdjęciem albo mailem, a faktury pobierasz z KSeF, napisz, z jakiego obszaru obsługujesz firmy. Klient z innego województwa szuka zdania, że go obsłużysz. Klient z osiedla szuka godzin otwarcia.

Jak często zmieniać cennik?

Wtedy, kiedy zmieniasz ceny, i zawsze z datą: „Cennik od 1 stycznia 2027 r.”. Data mówi klientowi, że ceny są aktualne. Cennik bez daty wygląda na zapomniany.

Źródła

• ISAP – ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości, tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 522
• ISAP – rozporządzenie Ministra Finansów z 6 listopada 2014 r. w sprawie obowiązkowego ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej przedsiębiorców wykonujących działalność z zakresu usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych
• NBP – tabela kursów średnich nr 001/A/NBP/2026 z 2 stycznia 2026 r. (euro: 4,2156 zł)
• ISAP – ustawa z 5 lipca 1996 r. o doradztwie podatkowym, tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 1274
• Krajowa Izba Doradców Podatkowych – wyszukiwarka doradców podatkowych
• Ministerstwo Finansów, KSeF – Uprawnienia i autoryzacja
• Pomoc Profilu Firmy w Google – Wskazówki na temat umieszczania informacji o firmie w Google
• Schema.org – AccountingService
• W3C – WCAG 2.2, kryterium 1.4.3 Kontrast (minimum)