Stopka mailowa. Za brak KRS w mailach spółki odpowiada członek zarządu

Krótka odpowiedź

Stopkę mailową zrobisz w generatorze niżej: wpisz dane, kliknij „Kopiuj stopkę” i wklej ją w ustawieniach poczty. Kroki dla Gmaila, Outlooka i Poczty na Macu (Apple Mail) znajdziesz pod podglądem. Masz spółkę z o.o.? Zaznacz pole „Spółka z o.o.”, a generator dopisze dane, których wymaga KSH.

Gmail, Outlook i Poczta nazywają stopkę podpisem, więc w ustawieniach szukaj słowa „Podpis”.

Co wpisać w stopkę mailową – i czego nie wpisywać

W stopce wystarczą trzy linie: imię i nazwisko, stanowisko z nazwą firmy, telefon z adresem strony. Tak układa je generator. Logo, jeśli je dodasz, jest po lewej, oddzielone od tekstu cienką linią. Dopóki nie wpiszesz imienia albo firmy, podgląd pokazuje wzór.

Telefon jest linkiem: na komórce odbiorca dzwoni jednym stuknięciem. Do numeru z 9 cyfr generator dopisuje w linku +48, więc numer zadziała też u klienta, który czyta maila za granicą. Adres strony jest pogrubionym linkiem, bez „https://” na początku.

Adresu e-mail nie wpisuj. Odbiorca widzi go w polu „Od” i odpisuje jednym kliknięciem.

Podpis w Gmailu może mieć do 10 000 znaków, a obraz wlicza się do limitu, jak podaje pomoc Gmaila. Pełna stopka spółki z generatora, z logo i danymi z KSH, ma w kodzie około 1500 znaków – to mniej niż jedna szósta limitu.

Logo w stopce – wymiary i adres obrazka

W stopce logo ma najwyżej 56 pikseli wysokości i 168 szerokości. Generator zmniejsza je proporcjonalnie i wpisuje wymiary do kodu stopki.

Obraz w podpisie Gmaila może mieć najwyżej 100 pikseli wysokości i 1000 szerokości. Gmail zaleca wysokość 70⁠–⁠100 i szerokość 300⁠–⁠400 pikseli, jak podaje pomoc Gmaila o problemach z podpisem. Weź więc plik 300 × 100 pikseli. Generator pokaże go w rozmiarze 168 × 56, więc na ekranach iPhone’a i MacBooka logo będzie ostrzejsze niż z pliku 168 × 56.

Generator nie bierze pliku z dysku, tylko adres logo, które już jest w internecie – najlepiej na Twojej stronie. Otwórz ją, kliknij logo prawym przyciskiem i skopiuj adres obrazu. Dobry adres kończy się nazwą pliku, np. logo.png.

Adres powinien zaczynać się od https://. W Chrome generator nie wczyta logo ze strony bez https – przeglądarka blokuje takie obrazki na stronach z https. Twoja strona nie ma jeszcze https? Certyfikat jest za darmo – opisałem to w tekście o certyfikacie SSL.

Twojego logo nie ma w internecie? Wklej stopkę bez niego, a obraz dodaj w edytorze podpisu. Gmail przyjmie plik przesłany z komputera albo obraz z Dysku Google, jeśli udostępnisz go publicznie. W klasycznym Outlooku służy do tego przycisk „Obraz” w oknie podpisów, a w Poczcie na Macu wystarczy przeciągnąć plik do podglądu podpisu.

Klasyczny Outlook domyślnie nie pobiera obrazów z internetu, jak podaje pomoc Microsoftu o blokowaniu obrazów. Odbiorca zobaczy logo, gdy kliknie pasek nad wiadomością i wybierze „Pobierz obrazy”. Dlatego w stopce z generatora logo jest tylko dodatkiem, a imię, firma i telefon są tekstem.

Stopka zrobiona jako jeden obrazek z adresu w internecie jest w klasycznym Outlooku pusta, dopóki odbiorca nie pobierze obrazów. Numeru z obrazka nie da się też stuknąć na telefonie ani skopiować.

Spółka z o.o. – dane z KRS w mailach i na stronie

Według art. 206 § 1 Kodeksu spółek handlowych pisma i zamówienia handlowe spółki z o.o., papierowe i elektroniczne, powinny zawierać:

• firmę, czyli pełną nazwę spółki z KRS, jej siedzibę i adres,
• sąd rejestrowy i numer KRS,
• NIP,
• wysokość kapitału zakładowego,
• oznaczenie grupy spółek, jeśli spółka do niej należy (wtedy KRS ma o tym wzmiankę).

Przepis obejmuje pisma w formie elektronicznej, więc te dane najprościej mieć w stopce maila. Wtedy są w każdym mailu, także w odpowiedzi wysłanej w pośpiechu – jeśli stopkę ustawisz też dla odpowiedzi.

Spółka założona według wzorca umowy w systemie S24 ma jeszcze jeden obowiązek. Dopóki nie pokryje kapitału zakładowego, dopisuje zdanie: „Wymagane wkłady na kapitał zakładowy nie zostały wniesione”. W generatorze to osobne pole wyboru pod danymi spółki. Generator nie ma pola na oznaczenie grupy spółek – dopisz je w polu „Firma”, po nazwie spółki.

Za pisma bez tych danych odpowiada członek zarządu, nie spółka. Grozi mu grzywna do 5000 zł (art. 595 KSH). Nakłada ją sąd rejestrowy – ten sam, którego nazwę wpisujesz w stopce.

Podobne listy KSH ma dla spółki akcyjnej, prostej spółki akcyjnej i spółki komandytowo-akcyjnej. Spółka akcyjna i komandytowo-akcyjna podają obok kapitału zakładowego kapitał wpłacony, a prosta spółka akcyjna podaje kapitał akcyjny. Spółka jawna, partnerska i komandytowa takiej listy w KSH nie mają – NIP podają jak jednoosobowa działalność. Generator wypełnia listę spółki z o.o.

Ten sam przepis obejmuje stronę internetową spółki. Cała lista, z KRS i kapitałem zakładowym, powinna być i w mailu, i na stronie.

Jednoosobowa działalność – NIP w ofercie i pismach

KSH nie dotyczy jednoosobowej działalności. Obowiązuje ją Prawo przedsiębiorców: gdy w sprawach firmy piszesz do konkretnej osoby albo urzędu, podajesz NIP (art. 20 ust. 2 Prawa przedsiębiorców).

Gdy sprzedajesz na odległość (na przykład wysyłasz ofertę mailem), w ofercie muszą być co najmniej firma, NIP i adres (art. 20 ust. 3). Kary za brak NIP-u Prawo przedsiębiorców nie przewiduje. Klient, który chce fakturę, i tak najszybciej znajdzie go w stopce.

Firmą w jednoosobowej działalności jest Twoje imię i nazwisko, np. „Anna Nowak Pizzeria Roma”, jak stanowi art. 43⁴ Kodeksu cywilnego. Generator ma osobne pola na NIP i adres tylko dla spółki z o.o. W jednoosobowej działalności dopisz NIP w polu „Firma”, po przecinku, np. „Pizzeria Roma, NIP 1234567890” – imię i nazwisko są już w pierwszej linii. Adres, którego wymaga oferta, podaj w samej ofercie.

Jak ustawić stopkę – Gmail, Outlook, Poczta na Macu, telefon

W Gmailu na komputerze stopkę wklejasz w Ustawienia → Zobacz wszystkie ustawienia → Ogólne → „Podpis”. Wybierz ją tam dla nowych e-maili i odpowiedzi, a na dole strony kliknij „Zapisz zmiany”.

Nowy Outlook i Outlook w przeglądarce mają te same kroki: Ustawienia → Konta → Podpisy. Pokazuje je narzędzie po wybraniu „Outlook”. W klasycznym Outlooku podpis zmienisz w menu Plik → Opcje → Poczta → Podpisy. Jest zapisany na komputerze, na którym go utworzysz. Na innym komputerze może go nie być, jak podaje pomoc Microsoftu. Wtedy wklej stopkę jeszcze raz. W tym samym oknie wybierz ją też na liście „Odpowiedzi/wiadomości przesłane dalej”. Domyślnie jest tam „(brak)”, więc odpowiedzi szłyby bez stopki, a w spółce bez danych z KSH.

W Poczcie na Macu odznacz „Zawsze dopasowuj czcionkę domyślną”. Z tą opcją podpis przejmuje czcionkę ustawioną dla wiadomości, jak podaje pomoc Apple, więc stopka traci swój krój. Z menu „Wybieraj podpisy” wybierz stopkę, a Poczta doda ją do maili z tego konta.

Aplikacja Gmail na telefonie dodaje stopkę ustawioną na komputerze, dopóki nie wpiszesz w niej osobnego podpisu. Na Androidzie nie wpisuj nic w „Podpis na urządzenia mobilne”, a na iPhonie zostaw wyłączony przełącznik o tej samej nazwie. Z telefonu pójdzie wtedy ta sama stopka co z komputera.

Poczta na iPhonie ma własny podpis: Ustawienia → Aplikacje → Poczta → Podpis. Może to być tylko tekst, jak podaje instrukcja iPhone’a, więc maile z Poczty na iPhonie pójdą bez logo. Wpisz tam przynajmniej imię, telefon i adres strony, a w spółce także dane z KSH.

Pytania i odpowiedzi

Czy wpisać „Pozdrawiam” do stopki?

Nie. Pozdrowienie pisz w treści maila, nad stopką. Do stałego klienta napiszesz „Pozdrawiam”, do urzędu „Z poważaniem”, a stopka zostaje ta sama.

Dlaczego w Gmailu nie widać mojej stopki?

Gmail mógł ją schować na dole wiadomości – kliknij trzy kropki „Pokaż skróconą treść”. Jeśli i tam jej nie ma, w ustawieniach podpisu wybierz stopkę dla nowych e-maili i odpowiedzi.

Informacja o urlopie – w stopce czy w autoodpowiedzi?

W autoodpowiedzi. W Gmailu włączysz ją w Ustawieniach: Zobacz wszystkie ustawienia → Ogólne → „Wiadomość o nieobecności”. Gmail wyśle ją osobom, które napiszą w czasie urlopu, i doda pod nią Twoją stopkę, jak podaje pomoc Gmaila o nieobecności.

Czy wpisane dane trafiają na serwer?

Nie. Stopkę składa Twoja przeglądarka. Z internetu pobiera tylko logo – z adresu, który sam wpiszesz.

Metoda i źródła

Generator sprawdziłem 12.11.2026 w Chrome i w silniku Safari (WebKit) na Macu: z logo 300 × 100 pikseli, z danymi spółki z o.o. i z kopiowaniem. Do schowka trafia stopka naraz w HTML-u i w zwykłym tekście – program pocztowy bierze pierwszą wersję, notatnik drugą. Wklejenia na kontach Gmaila i Outlooka nie sprawdzałem. Kroki w narzędziu i w tekście pochodzą z pomocy Google, Microsoftu i Apple.

Przepisy: Kodeks spółek handlowych w tekście jednolitym z 2024 r. (art. 127, 206, 300⁶¹, 374, 594 i 595), Prawo przedsiębiorców w tekście jednolitym z 2026 r. (art. 20) i Kodeks cywilny w tekście jednolitym z 2026 r. (art. 43⁴), stan na 12.11.2026. Żadna z tych ustaw nie mówi wprost o mailach – KSH mówi o pismach w formie elektronicznej, Prawo przedsiębiorców o oświadczeniach i ofertach.

• Kodeks spółek handlowych – tekst jednolity, Dz.U. 2024 poz. 18
• Prawo przedsiębiorców – tekst jednolity, Dz.U. 2026 poz. 1484
• Kodeks cywilny – tekst jednolity, Dz.U. 2026 poz. 795
• Pomoc Gmaila – Tworzenie podpisu w Gmailu
• Pomoc Gmaila – Rozwiązywanie problemów z podpisami
• Pomoc Gmaila – Wysyłanie automatycznej odpowiedzi podczas nieobecności
• Microsoft – Jak dodać i zmienić podpis e-mail w programie Outlook
• Microsoft – Blokowanie i odblokowywanie automatycznego pobierania obrazów
• Apple – Edytowanie tekstu i podpisów e-mail w Poczcie na Macu
• Apple – Zmienianie ustawień podpisów w Poczcie na Macu
• Apple – Zmienianie ustawień Poczty na iPhonie
• Chromium Blog – No more mixed messages about HTTPS (obrazki z http:// na stronach z https)